Quasi tutti gli strumenti musicali esposti nelle sale del Museo provengono, così come libri e quadri, dal Liceo musicale di Bologna (1804-1942). In seguito alle soppressioni napoleoniche "si videro esposte in Bologna alla pubblica vendita molte ed insigni opere musicali, nonché libri corali, istrumenti rari ed altro spettante alla musica" (F. Parisini). L'Amministrazione centrale del Dipartimento del Reno si impegnò per far acquistare e conservare gli oggetti che rischiavano la dispersione. Gli strumenti recuperati vennero quindi raccolti nel soppresso convento di San Giacomo, dove di lì a poco sarebbe stato istituito il Liceo musicale (1804).
La raccolta, arricchitasi attraverso gli anni con nuove acquisizioni, fu restaurata nel 1866 a cura del segretario del Liceo Federico Vellani, che nello stesso anno compilò un primo inventario (a cui si fa riferimento nella schede con l'indicazione di provenienza "Liceo musicale n.") e pubblicò un prezioso album fotografico , tra i primissimi del genere, che rappresenta un'importante testimonianza degli esordi della moderna organologia. Dopo il restauro, la collezione necessitava di spazi più adeguati e fu trasferita a Palazzo Galvani nel Museo civico (oggi Museo civico archeologico), dove fu esposta fin dalla sua inaugurazione nel 1881. All'apertura del Museo civico medievale nel 1985 nel palazzo Ghisilardi-Fava di via Manzoni, gli strumenti furono lì trasferiti e conservati fino al 2004, anno di inaugurazione del Museo internazionale e biblioteca della musica nel restaurato palazzo Aldini-Sanguinetti di Strada Maggiore, dove la raccolta si è infine ricongiunta con libri, spartiti e quadri della sua originaria sede.
Il catalogo di riferimento della raccolta è stato compilato dall'organologo John Henry van der Meer (Strumenti musicali europei del Museo civico medievale di Bologna. Con appendici dei fondi strumentali delle Collezioni comunali d'arte, del Museo Davia Bargellini e del Civico museo bibliografico musicale, Bologna, Nuova Alfa 1993). In quel periodo gli strumenti erano conservati presso il Museo civico medievale e come tale la raccolta fu denominata nella pubblicazione. Il presente catalogo è essenzialmente una versione on line di quello a stampa con l'aggiunta degli strumenti acquisiti di recente e di integrazioni bibliografiche per le schede già esistenti, e pertanto include anche le schede relative ai pochi strumenti ubicati presso il Museo Davia Bargellini o in attesa di trasferimento dal Museo Civico Medievale.

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La ricerca per numero di catalogo Van der Meer va effettuata con un numero complessivo di 3 cifre (es. 050); quella per collocazione secondo il seguente esempio: "MdM: S8" per gli strumenti esposti in Sala 8

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